电子化采购优势分析及实施电子采购策略

网络时代,电子化采购以特定的技术创建了企业通用的交易平台,利用中央数据库,为买家提供了接触大量供应商的通道,消除了交易中的无用步骤,减少了书面工作和供应链上的浪费,降低了商业成本,改善了商业活动周期,提升了采购行为能力,具有传统采购方式无法比拟的竞争优势。 电子化采购是指通过互联网,借助计算机管理企业的采购业务,即网上采购。具体讲就是通过建立电子商务交易平台,发布采购信息,或主动在网上寻找供应商、寻找产品,然后通过网上洽谈、比价、网上竞价实现网上订货,甚至网上支付货款,最后通过网下的物流过程进行货物的配送,完成整个交易过程。　　1电子化采购优势分析　　电子化采购使企业通过网络寻找合适的供应商和物品,随时了解市场行情和库存情况,编制销售计划,在线采购所需的物品,并对采购订单和采购物品进行在途、台账和库存管理,实现采购的自动统计分析,网上采购使采购流程得以优化,并在降低采购成本、提高采购效率、增加采购透明度等方面使采购企业和供应商双方受益,实现“双赢”。　　1·1电子化采购可使企业掌握采购主动权　　首先,企业根据自己的实际需求,通过网络公布采购的物品及其采购的要求,要求供应商按需求提供采购物资,从而减少了采购的盲目性;其次,企业利用网络发布所需的物品,供应商展开网上价格和质量竞争,中标者将质优价廉的商品配送到指定地点;最后,企业可以通过网络随时和供应商进行沟通,以便及时获取售后服务。　　1·2电子化采购可使企业降低采购成本　　网上采购扩大了供应商范围,从中选择报价和服务最优的供应商,突破传统采购供应商数量的局限性,实现本地化采购向全球化采购的转变。同时,网上采购可节省差旅费开支,通过网站信息的共享,实现无纸化办公。　　1·3电子化采购可使企业提高采购的透明度　　电子化采购是通过将采购信息在网站公开,采购流程公开,避免交易双方有关人员的私下接触,由计算机根据设定标准自动完成供应商的选择工作,有利于实现实时监控,避免“暗箱操作”,提高了采购商品和采购价格的透明度。　　1·4电子化采购可使企业提高采购效率　　首先,企业利用互联网可快速获取信息和传递信息,节约了寻找所需物品的时间,企业也可根据自己的要求自由设定交易时间和交易方式,缩短了采购周期;其次,电子化采购实现了采购信息的数字化、电子化,提高了采购的准确性;最后,采购流程的自动化有效地提高了采购的管理效率。　　1·5电子化采购可使企业优化采购管理过程　　电子商务采购是在对业务流程进行优化的基础上按软件规定的标准流程进行,可以规范采购行为和采购市场,有利于建立一种比较良好的经济环境和社会环境,减少采购过程的随意性;同时,网上采购实现了企业采购行为集中统一,既能降低采购价格,又能使采购活动统一决策,协调运作;另外,电子化采购是一种“即时性”采购,使企业由“为库存而采购”转变为“为订单而采购”,提高物流速度和库存周转率,实现采购管理向供应链管理的转变,达到逐步由高库存生产向低库存生产的目的,直至实现零库存生产。　　1·6电子化采购有利于强化供求双方的业务联系　　网上采购把大量的买方和卖方聚集在一起,形成公平的市场交易价,供求双方在公平价格的基础上建立起长期的、互利的、信息共享的合作关系,以保证双方共同利益,实现“双赢”的目的。　　1·7电子化采购有利于提高企业的价值创造力　　电子化采购的价值创造能力表现为现代企业在网络环境下的企业竞争力、生存能力和发展能力。具体可以表述为企业充分利用网络的搜索能力、交易能力,通过对企业内部、外部的各种有形资源、无形资源的整合,降低采购成本,提高企业管理效率,增强企业的竞争力。　　2电子化采购实施策略　　电子化采购不仅影响到企业的采购流程,还将从根本上改变企业的运营方式,企业只有内外结合、“软(件)硬(件)兼施”,才能建立一套运行良好的电子化采购体系,才能充分发挥电子化采购的优势。　　2·1实现企业内部的信息化　　电子化采购必须有内部信息系统做支持,企业只有建设内联网,应用ERP管理系统,把企业进货、销货、存货、生产及财务、计划等各个环节通过网络连接起来,再把内联网延伸到企业外部,与电子化采购系统对接,才能有效发挥电子化采购的优势。　　2·2采用适宜的电子化采购软件　　实施电子化采购要求把填写订购单、审核订货单、联系供应商、选择供应商和采购结算整个电子化采购流程通过网络并借助计算机软件来实现,因此,电子化采购必须建立在Internet基础上,包括CA认证、支付功能、定价服务、集成功能等,能和ERP及办公自动化等后台系统集成。同时,采购软件要简单明了,易于操作。　　2·3坚定不移地推进电子化采购和强化人员培训企业领导要认清电子化采购是企业采购的发展趋势,充分认识到电子化采购的优势,特别是在提高企业竞争力方面的重要作用,坚定不移地、有计划、有步骤地推动企业电子化采购的实施。　　2·4尝试现代企业电子化采购新方式　　①使用电子采购卡。采购卡的使用明显减少了当地采购的费用,其费用节约主要体现在减少了书面工作,缩短了供应商确认和订单处理的时间,减少了采购工作量。②建立网上采购中心。建立采购中心是电子化采购的又一大创新,它将拥有相同产品种类、不同供应商的产品目录在线整合在一起,进行联合在线采购,从而获得价格优惠,增强了自身的采购能力。③集成采购/支付系统。集成采购/支付系统提供不同的分析程序,控制购买和支付决策。通过单一文件维护所有相关的供应商数据,并与支票支付系统接口。　　3电子化采购的实施步骤　　电子化采购是通过相关的应用软件来实现的,不同的管理软件提供的解决方案不同,但其基本步骤都是一致的,主要包括:　　第一步,要进行采购分析与策划,对现有采购流程进行优化,制定出适宜网上交易的标准采购流程。　　第二步,建立网站。可以通过虚拟主机、主机托管、自建主机等方式来建立网站,特别是加入一些有实力的采购网站,通过它们的专业服务,可以享受到非常丰富的供求信息,起到事半功倍的作用。　　第三步,采购单位通过互联网发布招标采购信息详细说明对物料的要求,包括质量、数量、时间、地点等,对供应商的资质要求等。　　第四步,供应商登录采购单位网站,进行网上资料填写和报价。　　第五步,对供应商进行初步筛选,收集投标书或进行贸易洽谈。　　第六步,网上评标,由程序按设定的标准进行自动选择或由评标小组进行分析评比选择。　　第七步,在网上公布中标单位和价格,如有必要对供应商进行实地考察后签订采购合同。　　第八步,采购实施。中标单位按采购订单通过运输交付货物,采购单位支付货款,处理有关善后事宜。按照供应链管理思想,供需双方需要进行战略合作,实现信息的共享。（编选：中国B2B研究中心 勇全）

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