中小企业销售管理信息化实践研究

信息化无论是作为战略手段还是战术手段，在中小企业经营中都发挥着极其重要的作用。本文首先提出了适合于我国中小企业销售管理信息化的有效方法。其次基于某合成纤维有限公司销售管理现状的详细分析，确定了使用Excel服务器进行信息化系统开发。在开发过程中，采用用例、测试双驱动的开发方案，选择RUP结合XP开发小型项目的实施方案，采用C/S和B/S混合模式，实现了系统的各种功能。实践结果表明，该信息化系统可以实现企业内部的资源共享，能够有效提高企业管理者的管理效率。 对中小企业而言，信息化无论是作为战略手段还是战术手段，在企业经营中都发挥着举足轻重的作用。信息化消除了中小企业与市场之间的空间距离，拓展了国内国际市场，促进了中小企业的发展，在企业生存成长过程中扮演着愈来愈重要的角色。目前，我国中小企业信息化现状还很不理想，虽然有高达80%的中小企业具有接入互联网的能力，但用于业务的只占44.2%，只有16.7%的企业有自己的网站，14%的企业建立了企业门户网站，52.3%的企业具有不同程度的信息化应用，其核心业务的应用低于10%。因此，大力推进中小企业信息化建设十分必要且极其重要。　　一、适合中小企业信息化的有效方法　　国内外企业信息化成功的一个关键所在就是在企业信息化运作过程中，必须采取非常得当且有效的方法。一旦企业的信息化主管和经理们掌握了这些方法，只要按照信息化运作方法所指定的步骤走下去，就一定可以实现系统的成功运行。　　中小企业管理包括企业管理的规范化、标准化、信息化三重境界。企业管理的规范化没有固定的模式，也没有人为的规定。认定一个企业管理规范的首要前提应该是企业正在良好发展。企业管理规范化的标志包括：具有可实现的战略目标，并形成具体规划；制定了具有可操作性的基本管理制度；核心业务流程相对成熟，业务骨干队伍基本稳定；企业文化氛围初步形成，企业理念和风格被企业内外认同。中小企业一般不需要模仿巨型企业制定庞大的文件体系，只要结合自己的业务需要，有针对性地强化一些环节即可。　　中小企业的一个很大特点就是变化迅速，规范化必须要在发展中完善。而标准化是相对的，信息化必须是可适应和升级的。也就是说，中小企业管理信息化的过程应遵循下列过程：无序管理→规范化管理←→智能化管理。　　总结目前ERP在国内推广失败率高的原因可以看出，没有管理的规范化和标准化，管理信息化的基础就不会牢固，但中小企业管理要想达到完全规范化、标准化几乎是不可能的，企业文化的定位、企业的个性化需求，以及企业的发展变化，使得信息化在实施过程中需求分析、项目组织、培训工作、数据准备、二次开发等都会出现问题。而管理冲突，诸如理念之争、利益之争、粗放与精确之争、采购方针之争等，也无不深深地影响着信息化的施行，这些都说明中小企业信息化完全依靠IT是不可行的。因此，企业管理信息化必须选择合适的信息化方案，让企业主动参与，适应企业现有管理理念，顺应企业的发展规律。　　二、中小企业销售管理信息化实践　　1.企业销售管理现状分析。本文以某中型合成纤维企业为研究对象。该企业由一个总公司和一个分公司构成，并分为两个厂区，企业现有产品品种达50多种，年产值4亿多元，产品销售区域遍布12个省市区。目前，随着企业规模的扩大，销售的物流、资金流和信息流也越来越大，进行信息采集、整理和控制的工作量与日俱增。而这些工作一直依赖于多个部门统计人员的手工作业，不仅工作效率低、信息不能共享、人力资源浪费，各种数据的及时性、有效性也难以保证，并且也降低了内部销售管理的透明度。这些状况给企业在销售方面造成了很大被动。引入现代化销售信息管理手段，实现信息共享，加快信息流动，提高对市场的快速反应能力成为当务之急。因此，用先进的信息管理手段建设销售管理系统被提上了议事日程。　　2.软件选型方案。与企业不同，中小企业信息化的程度并非越高越好，功能上也不一定要十分强大和面面俱到，最适合本企业的信息化方案就是最好的。企业的信息化过程不宜一开始就全面展开，最好从制约企业发展的瓶颈人手。信息化的“化”字强调的是过程的含义，中小企业的信息化过程适宜迈小步，不停步，逐步发展。　　既要确保信息化建设的成功，又要保证具有最大的单位收益，信息化就必须视管理的需求确定明确、具体和适当的目标，而不能以技术为主导。并且，信息化一定要根据企业自身的需求和经济实力来确定合适的目标，不能贪大、求全和不切实际。下表列出了企业信息化的具体内容：　　信息化系统的选型成功依赖三个要素：环境要求、目标合理、需求推动。企业业务是信息化的核心价值。通过对该公司现有信息化资源、主要核心业务和当前存在的主要管理问题的详细分析，初步了解到公司目前亟待解决的问题是销售信息和物流信息的共享。基于公司业务变动频繁的特点，所建立的信息系统要具有很强的适应性，能适应销售业务的不断变动，具有很好的集成性，并能避免后期维护和二次开发的巨额费用，从而对软件体系结构提出如下要求：企业总部各个客户端在C/S模式下工作，网络服务器与其他客户机之间通过交换机连接，内部网用户通过连接到网络服务器宽带网专线与Internet连接。 考虑到整个系统的数据都存储在一台服务器上，并兼顾数据的安全性、准确性和一致性，内部网用户分为程序员用户和最终用户。程序员用户可以直接参与系统的开发和维护，最终用户只能通过应用程序链接数据库，其受限定的访问权限保证了数据库中数据的安全性。分厂区拥有自己的局域网，可以不同的网段作为标识，便于独立地进行扩展。出差业务员可使用Modem拨号到集团的Modem池上，通过路由器连接到集团的网络中，在B/S模式下完成数据传输操作。　　考虑到Excel服务器软件的投人比较低廉，且是一种共享软件，按照现有的管理规范使用Excel服务器来进行信息化系统开发，遵循企业的发展规律，在信息化过程中逐步规范化管理，在规范化的过程中改进信息化管理，并最终完善。这是一个切实可行的开发方案。　　3.系统开发过程。由于该系统是一个全新系统，以前客户都没有接触过类似系统，客户本身对自己的需求也不清晰，更谈不上详细交流。因此，选择RUP结合XP开发小型项目的实施方案，采用用例、测试双驱动的开发方案。　　XP集中了开发过程中必需的设计、编码、测试和反馈过程，强调面对面的交流和最小化非代码的产品。而RUP是一个过程框架，包含的内容涉及到软件开发的许多方面，非常强调控制开发风险以及如何最大限度地减少风险。　　RUP和XP提供了两种不同的软件开发过程，彼此可以相互补充、相互结合起来开发小型项目。在初始和细化阶段，采用RUP方法完成需求分析和构架设计，在构造和移交阶段，采用XP的做法实现部分子系统和模块，即根据应用类型、项目特点和组织文化，借鉴、采取个别对项目有效的XP的做法，将RUP进行一定的裁剪，并针对具体项目采用两者不同程度的结合以形成适合于项目的软件开发过程。本系统的整个开发过程包括了RUP的四个阶段。在每个阶段，都必须确定所产生的活动和制品，这些活动和制品都对RUP进行了一定程度的裁剪，使之适用于本项目的具体情况。针对该具体项目，对RUP制品的规格和形式也作了相应的修改和调整。开发过程的生命周期模型如下图所示：迭代的周期大约为4周。每次迭代产生一个可测试的软件发布。将来自客户的微小变更请求合并到正在进行的迭代中，而对大的变更请求，则被延期到以后的迭代中，因为他们需要对整个项目重新做出计划。　　维护计划分成两个级别：第一个级别是粗粒度的项目计划，它基本上列出了所有阶段和迭代的开始日期和结束日期，以及每一个迭代的主要目标。第二个级别是每个迭代的详细计划，它在迭代开始前几天准备好，并在迭代过程中根据需要进行调整。根据在一次迭代中需要完成的成果列表构造迭代计划。典型的成果有产品特性的规格说明书和实现某个变更请求或者一个主要的非代码相关工件的准备工作等。　　4.需求分析。该企业目前正从以产定销向以销定产的阶段过渡，企业不仅按订单安排生产，更多的是按市场预测来安排生产。对于连续化大流程生产的企业，以市场销售为导向决非易事，而此次信息化也仅仅是对销售管理过程这一局部信息极限资源整合，不可能进行大规模业务流程再造或重组。因此，希望在满足销售管理需求的同时，能为未来企业信息系统的扩展集成创造必要条件，同时希望该软件与现有的业务管理总体结构之间没有太大差异。经过多次交流迭代，最终确立软件系统的需求如下：　　◆能够支持业务流程的流动和传递，但流程不能被固化，应具备修改和变动的灵活性。　　◆销售全过程模块化管理，与现有的运作模式基本相同。　　◆全员根据不同职责权限，共享销售内部信息，职责权限可据需要变更。　　◆对信息具有加工和分析功能，随时可以调看重要信息流向及分布的图表数据。　　◆信息查询灵活便捷，复杂的报表系统不能固化，在格式和内容等方面要具备灵活修改的功能。　　◆在发货单生效前，须在系统中由销售、储运、财务等相关部门进行审核。　　◆由于化纤产品销售的季节性较强，价格调整比较频繁，为避免未来产品涨价而导致企业受损，企业规定当天订单(提货单)当天有效，隔日作废，系统自动识别并进行控制。　　◆价格管控：即对价格发布和订单价格录入等环节的管控。业务员输单时，系统将自动上传产品价格等信息，从而避免订单价格低于发布价等不正常让利情况的发生，系统不支持订单价格随意更改，以保证企业价格能够有效执行。在企业发布价格范围内的销售由二级主管审批，低于企业发布价的产品销售须由一级主管审批。　　◆信用管控：赊销往往是企业不可避免的一种销售方式。赊销存在坏账风险，需要事前加以防范。针对不同的业务单位，企业内部有规定的赊账额度，赊账超限自动报警，并提交一级主管审批。　　◆物流管控：发货单由财务最终出单，业务员、驾驶员签单后，仓库方可发货。发货回单核销，抵制串货事件。回头带货凭单入账，运费结账单系统自动生成，人性化结账。　　◆货款、筒管、稳座回笼控制：新出新核，累计核销，责任到人。　　◆销售结账：自动统计与人性化结账相结合。　　◆公告发布：广播与定点发送相结合。　　该企业有2个分厂，4个成品仓库，根据以上需求因素，经过与业务人员多次交流，最终确定了系统业务流程。　　5.软件建模及系统实现。在分析与设计系统时采用UML建模语言对系统进行建模。采用UML工具中的VISIO软件绘制描述各种模型的图形,把一个复杂系统按问题的不同方面分别进行全面而详尽的描述，方便人们对所关心的某一方面问题去查阅对应的系统模型，从而得到对此问题的理解，并使程序人员能顺利地实现系统。　　系统根据不同的任务和使用对象，采用C/S和B/S混合模式实现各种功能，以Windows Server 2000/WindowsServer 2003作为服务器端操作系统。系统的实现充分利用前台开发工具中面向对象编程的特性进行面向对象的编程工作，前台编程工具采用Excel服务器，数据库服务器采用SQLServer 2000。　　经过3次迭代，最终完成了销售管理信息系统的开发和成功实施。该系统为企业建立了数据中心，实现了数据的高度共享，决策者掌握了第一手资料，工作效率更高、更准确，管理会计的思想也得到了切实体现。　　三、结束语　　实践结果证明，中小企业按照现有运行模式，顺应现有管理理念，采用RUP与XP相结合的过程开发方法，运用UML建模工具对管理系统和数据库建模，选用Excel服务器作为管理系统的开发平台，让企业主动参与并以企业为主实现其信息化进程，是一种切实可行的中小企业管理的信息化模式。该模式如果能够成功实施，对于降低企业成本，减少办公费用，实现企业内部的数据资源共享，提高企业管理部门的工作效率，建立企业良好形象将起到重大的推动作用。（文/陈晓梅 编选：中国电子商务研究中心）

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