关于ERP系统与电子商务的有效集成分析

[摘要]为应对新经济的发展，中小企业纷纷实施电子商务和ERP系统。在中小企业信息化进程中，电子商务和ERP系统如何有效集成是其面对的一个重要问题。本文阐述了电子商务与ERP的关系及两者集成的重要性，对中小企业电子商务与ERP系统集成的要点和技术进行了探讨。　　一、前言　　近年来以电子商务为特征的新经济发展，加速了经济的全球化与全球信息化。信息技术和网络技术不仅仅改变了全球市场竞争的模式，也改变了企业的管理和经营模式。随着企业信息化的推进，很多中小企业纷纷建立或准备建立自己的电子商务和ERP系统。但当前我国中小企业在电子商务和ERP系统建设中存在诸多问题，如电子商务与ERP系统建设被分裂开来，没有统一规划和统一设计；两个系统下的采购数据、销售数据和财务数据没有进行合并，数据一致性和完整性欠缺；软件、硬件没有充分共享，造成资源浪费； ERP直接采用市场上的商用软件，而电子商务系统则自己开发，不能实现两者的会话与协同。诸如此类的问题不仅使企业信息化的建设成本居高不下，也影响了企业的运转效率，导致企业综合竞争力下降。因此，企业在实施电子商务和ERP系统的时候，如何正确处理两者之间的关系、如何有效进行系统内外部的集成是企业信息化进程中不能不面对的重要问题。　　二、中小企业电子商务与ERP集成的重要性　　对企业来讲，电子商务和ERP系统如同前线和后方的关系，两者息息相关。一个成功的企业信息系统在运行期间，外部、内部任一环节所发生的变化应能迅速传递到相关环节。比如说企业通过电子商务在网上拿到订单后，应能立即将订单信息传递到企业内部ERP系统，以便采购、生产、财务、销售各部门组织安排原料、资金、生产和预售。如果企业前端的电子商务和后台的ERP系统脱节，会导致很多关键的信息和数据被封闭在相互独立的系统中，从电子商务(EC)平台上获得的销售定单、市场信息不能及时传递到后台ERP系统中；同样，由于没有EC系统与ERP系统的集成，前台的EC系统也不能读取ERP系统中的有关产品的价格、客户等信息，造成前后台信息的脱节。 企业物流、资金流和信息流不能有机统一，数据的一致性、完整性和准确性不能保证，部门间重复着冗余的工作，不能对客户作出迅速及时有效的响应，使企业工作效率下降以及运营成本上升，从而给企业自身带来极大的损害。因此，企业的电子商务和ERP的集成不容忽视。现在的ERP必须能够适应互联网的应用，支持跨平台的多组织的应用，并和电子商务系统之间有广泛的数据、业务逻辑的接口。企业在构建后台ERP的同时，必须做好与前台电子商务系统的高度集成。这种两者集成应用的系统我们称之为“EC-ERP”。　　实施EC-ERP系统，企业的供需链管理、客户关系管理、商业智能、电子商务、办公业务自动化等功能全面集成，实现资源共享和数据共享，企业内部各部门的流程将更加合理、规范，衔接更加平滑，生产效率更高，库存占用资金更少。企业各层领导可以迅速地、准确地、及时地得到所需的报表，能够对市场作出最及时的反映，加快商务进程。　　在这种全面集成的新系统支持下，消费者或客户在展示室或通过互联网络在电子商场了解产品性能、价格，通过电子方式给生产厂商下达订单。生产商通过EC-ERP系统下达物料采购和生产制造指令，通过电子方式完成物料采购、支付。经过生产制造，最后将商品按时送交用户，在网上完成交易结算。它使供应商、生产商、分销商、客户，通过供需链紧密集成，实现物料不间断地流动，实现零库存。这样，企业就能最大限度减少经营成本，快速响应客户需求，提高企业市场竞争能力和经济效益。　　三、电子商务与ERP集成的要点　　电子商务与ERP的集成是一项庞大而繁杂的工程，这中间，牵涉到业务的重组、数据的共享、人员的调整、软硬件的重构等方方面面，必须投入一定的人力、财力、精力，上下集心才能完成。　　业务流程上，ERP不能仅局限于企业的内部管理，系统应基于Internet/Intranet实现作业管理，电子商务系统的变动应能及时传递到ERP系统，反之亦然。如ERP有采购、生产、销售、库存、资金模块，而电子商务系统有网上销售、网上采购和网上资金收付模块，两者存在一定的重复，在进行集成时，应在ERP的物流和资金模块中为电子商务系统增加一个入口和出口，将电子商务纳入供应链和资金模块管理之中，实现统一管理。　　数据的共享非常重要，实现电子商务端数据库服务器与ERP数据库服务器之间业务数据的双向通信既是系统集成的主要内容，又是系统集成能否成功的关键。在集成时，电子商务数据库和ERP数据库之 间的数据变动可使用中间件通讯技术SOAP传递，避免数据的不一致和更新延迟，便于企业更好地安排采、购、销。企业决策层在推动集成工作时，企业的所有员工必须在思想意识上有正确的认识，加强业务学习，掌握复合知识。管理人员要懂一定的计算机技术，技术人员要具备管理理论和商务知识。企业如果缺乏复合型人才，便无法有效地实现ERP与电子商务的融合。系统集成后，负责相同或相近模块工作的人员应加强沟通，协调工作。　　确保ERP与电子商务更好地整合，软硬件的重构也是一重要因素。在集成过程中，由于系统的实时性要求提高，数据流量增大，对软硬件的反应速度和反应能力随之提高，应根据企业实际情况更新部分设施。在ERP实施较成熟的企业，应根据ERP的模块开发相应的电子商务模块，扩展ERP的应用，在规划和开发时应预留接口，为今后升级打好基础。　　总之，电子商务和ERP的集成是一项经营管理创新，是企业实施电子商务战略的重要举措。企业要根据自身的实际情况，积极制定战略，整体规划，循序渐进，把电子商务与ERP集成系统逐步建立起来。　　四、电子商务与ERP集成的技术　　电子商务和ERP系统都是复杂的系统，而对于中小企业来说，两者通常都是各自开发，互相独立，两个系统的软硬环境是异构的，技术上不兼容。因此要将两者集成，需要采用分布的、开放的、支持跨平台的和具有可交互性能力的技术，目前，业界在集成电子商务和ERP系统时主要采用XML技术和SOAP技术。　　XML(eXtensible Markup Language，可扩展标识语言)是由W3C(互联网联合组织)于1998年2月发布的标准。它将SGML的丰富功能与HTML的易用性结合到Web的应用中，XML的最大优点在于它的数据存储格式不受显示格式的制约。XML具有自描述性的特点，非常适用于不同应用系统间的数据交换，而且这种数据交换不以预先规定的一组数据结构定义为前提。　　SOAP(Simple Object Access Protocol，简单对象访问协议)是在分散或分布式的环境中交换信息的简单的协议，是一个基于XML的协议。SOAP作为一种综合各种计算机技术的通信协议，能够用多种程序设计语言在多种操作系统下和多种计算机平台上实现。　　用XML和SOAP集成电子商务系统与ERP系统的主要思想是：电子商务系统为网络用户发布信息资源和开展商务活动，在接收到订单信息后，将信息保存到电子商务数据库，同时将数据生成规定格式的XML文档。然后将XML文档打包成消息，通过消息中间件SOAP传输给ERP系统端，ERP系统端接收到消息后，自动处理消息里的XML文档，根据文档的信息更新ERP端的数据库；反之，ERP系统在运行过程中如果对一些信息作出了改动，那么它也将信息打包成消息，通过SOAP传输给电子商务端的数据库，从而保证两者的实时统一。　　XML和SOAP技术在电子商务系统与ERP系统之间架起了一道数据传输的桥梁，解决了两个系统数据库因数据结构不同，而不能数据共享的问题。采用XML和SOAP技术进行电子商务和ERP系统的集成，实现了系统真正的跨平台运行，系统具有高度集成、高度模块化、高可靠性和安全性等优点。　　五、ERP系统与电子商务结合的应用　　如今B2B及B2C领域的在线支付手段已不再局限于简单的信用卡交易。新技术推动了多种在线支付服务方式，客户在支付过程中也无需再暴露信用卡或银行帐号。研究表明，通过非集成系统来处理订单的人力成本介于5美元至16美元之间，这一服务可以有效节省企业成本。而如果将ERP及CRM与支付处理系统相集成，不但可以降低订单处理成本，而且对企业整体运营成本及竞争优势都有助益。　　通过自动化系统，网站浏览者的采购习惯、支付方式、购物车放弃率和用户界面体验等有用信息都可被收集并分析，以改善销售绩效。比如某家优秀的在线零售商就通过降低物流成本而将销售额提高了40%，因为他们知道，物流成本在客户眼中也是一大重要的考虑因素。　　此外，当基于网络的支付流程与ERP及CRM相集成后，企业更可实时、跨渠道地收集到诸如网络流量、销售报告、可用库存、促销和物流等富有价值的信息。比如以下流程就是将电子商务与ERP集成后的一种典型处理方式：电子商务订单流入；　　客户的信用卡授权支付，但尚未扣款；电子商务系统验证信用卡身份，如无问题，订单会自动发送到ERP系统中；ERP系统检查该客户有无逾期未付的货款，如没有，则订单会被发送到物流部；ERP系统生成发票；信息回传到电子商务系统，从客户信用卡中扣去货款，然后自动发货；货物追踪信息被录入到电子商务系统，并且自动通知客户货已发出。客户可登录网页来实时追踪物流情形；　　这一方式不但将最重要的内部商业流程加以简化，提供了同时处理大量交易的能力，并且还通过高度的用户互动，加强了客户关系。在当前信息时代的背景下，企业如能有效将原始数据转换成可用信息，改善日常流程的运作，就可获取巨大的竞争优势。将电子商务与ERP、CRM等关键系统相集成，是一种提高部门之间的协同，增进客户服务，加强与关键参与者之间沟通的绝佳方式。在实施过程中，也要注意到在升级现有系统，协调IT团队等方面的问题。协力软件在近年的软件行业洗礼已经足够成为行业的领跑者，相信在今后协力可以为国内中小企业创造更多适合于中国管理文化的中小企业服务中。　　六、结语　　ERP无论是在中国，还是在全世界都掀起了一场关于管理思想和管理技术的革命。更为值得注意的是，在MPRII还没有被中国的企业界人士所完全认可之前，它却已经在短短的几年时间内一跃发展成为现今的电子商务时代下的ERP。可见，这一新的管理方法和管理手段正在以一种人们无法想象的速度在中国的企业中如火如荼地被应用和发展起来了，它无疑给我们在市场经济大潮中奋力搏击的众多企业注入了新的血液。因此，为了我们更好地掌握和使用这一革命性的管理工具，很有必要对ERP实施中的难点及对策有一个清醒的认识。（编选：中国电子商务研究中心 勇全）

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