采购成本的控制从业务流程控制分析
作者：admin 发表时间：2020-10-08 浏览：25 海淘人物
【摘要】：本文以采购成本的控制为主题，探讨了如何通过采购业务流程的优化和采购方式的创新来控制采购成本、提高采购效率。认为除对传统采购业务流程进行优化控制外，创新采购方式以规避传统采购方式的弊端也是一种有效地采购成本控制方法。 控制为了更好更有效地控制采购成本、提高采购效率，必须对采购工作进行控制，应建立材料采购的计划、采购、人库、会计结算等业务规程，界定各部门在材料采购过程中的主要任务及工作程序；同时，创新采购方式，规避传统采购方式中的弊端也十分必要。 一、优化采购业务流程以控制成本 1、生产计划部门编制材料采购计划 材料采购计划是企业根据生产计划编制的，为保证企业计划期内生产所需各种材料的种类，规格和数量而确定的文件。 企业在进行材料采购前应编制详细的材料采购计划。采购计划的编制一般包括如下环节，首先是计划部门设计出“材料采购计划表”。交由各用料部门填写，在规定的时间里由各部门交回计划部门，然后由计划部门对各部门交来的“材料采购计划”进行审核，并据以进行汇总，作为企业材料的采购计划。如果某种材料企业已有一定数量的储存，则应考虑企业已有的库存数量，由材料的保管人员提出具体的再采购数量。 2、采购部门与供货单位确定材料的采购价格 采购价格的确定是材料采购成本控制的核心，应针对不同的材料采用不同的方式加以确定。对于以前采购过的材料若再次向原单位采购，如果价格没有发生变化，则应以上次成交价作为基础如果价格发生变化。则应根据市场价格的变动情况，确定双方都能接受的价格。对于以前从未采购过的材料，则可采取询价，测算等方法，确定材料的采购价格。 3、仓库管理部门对入库的材料进行质量数量检查 实行全面质量管理的企业都具有较完善的质量检验系统，该系统除了要对企业生产的产品进行质量检验外，还具有完善的外购材料质量检验体系。只有符合质量标准的材料才能验收人库，对于有质量问题的材料应出具验收数据等证明材料，以向供货单位索赔。 购入的材料除了要进行质量检验外，还应检查其数量是否与入库单相符。有些材料是可以进行准确的计量，有些材料则很难进行准确的计量，如煤炭、钢材等。对于可以准确计量出数量的外购材料应采用相应的方法计量其具体的数量；对于不能准确计量出数量的材料，也应采用一定的方法，如估计，测量等方法，看其与实际数量是否有较大的差异。 4、会计部门采取积极付款政策降低成本 会计部门应与企业的在关部门密切配合，制定出积极地付款办法，特别是要建立起对存货的收入、发出和结存的核算制度；同时，还应建立应付账款及预付款项的核算和管理办法等，并注意把握付款时机。 (1)、通过付款条款的选择降低采购成本 如果企业资金充裕，或者银行利率较低，可采用现金交易或货到付款的方式，这样往往能带来价格折扣。此外，对于进口材料外汇币种的选择和汇串走趋也是要格外注意的。 (2)、把握价格变动的时机 价格会经常随着季节，市场供应情况而变动。因此，采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购时机。如果采购部门能把握好时机和采购数量，会给企业带来很大的经济效益。一个企业的采购管理要达到一定水平，应充分注意对采购市场的调查和信息的收集、整理，只有这样，才能充分了解市场的状况和价格的走势，使自己处于有利地位。如有条件，企业可设专人从事这方面的工作，定期作出调研报告。 二、创新采购业务进行方式以控制成本 这里讲的创新采购方式主要是指采用电子采购系统来降低采购成本。电子采购是应用互联网技术的一种采购方式，是企业实现电子商务的重要环节。 1、实施电子商务采购的三种途径 企业通过电子采购，使得生产可获得持续的原材料供应和原材料质量保障，有利于企业的生产与管理。大致途径有三种：第一，企业可在网站上发布有关采购信息，联系企业主要供应商上网注册并进行网上交易。第二，企业采购人员可在网络上搜索其它供应商网址，主动与其联系。进行有效沟通，洽谈采购业务。第三，可以通过第三方电子商务网站平台进行采购，如掏宝，阿里巴巴等。 2、实施电子采购必须更新原有采购观念加强企业管理 实施电子商务采购有优势但也有一定的风险，但是很多成功的事实告诉我们只要加强管理是可以成功采购的。要加强管理首先要求企业员工更新观念，电子商务采购师具有一定的科学性与合理性的，要看到电子商务采购的优势和未来，电子商务采购以其方便、高效的特点已经赢得了广泛的市场，再未来必将是一种重要的采购方式。认识到电子商务采购的重要性与合理性之后就要根据采购的实际加强管理，其中最重要的是电子采购质量管理和付款管理。关于质量管理可以再确定采购意向之后向被采购单位做出具体的采购质量要求，并在验货时候强质量数量审核。付款管理是重中之重，一定要慎重付款，一旦采购商品有质量数量的问题立即停止付缴。付款前要再三对采购商品进行检查和审核，付款也要分配分期进行。当然这只是管理的一个思路，具体的对策可以根据实际需要而改进。 3、企业实施电子采购必须加快企业信息化的建设速度 在企业内部各部门实现信息处理、存储微机化。建立公用知识库，构建企业内部互联网络，同时健全公用知识库信息的收集、加工和更新机制。使知识库的内容，深度、风格与企业发展目标相一致，适时为企业生产活动和经营管理决策服务。建立企业知识库所涉及到的主要包括产品的技术信息，制造的工艺方法、项目的研究报告，企业的供应商的信息、市场需求信息、宏观经济政策，技术发展动态、竞争对手情况以及国内外企业可供借鉴的营销策略等。 数据库的信息集成，要求集中协调相关企业的关键数据，包括订货预测、库存状态、缺货情况，生产计划、运输安排、在途物资等数据。为便于管理人员迅速，准确地获得各种信息，应该充分利用电子技术手段实现分布数据库信息集成，使得订单由电子接收与发送，便于共享库存信息、批量跟踪等重要信息。通过电子采购可以降低采购中的管理成本，缩短采购周期，使原材料成本维持在一个较低水平。（编选：中国电子商务研究中心 勇全）
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