电子商务企业物资采购环节管理研究

[摘要]伴随着计算机网络技术和信息技术的迅猛发展，电子商务的物资采购模式已经越来越多地被我国企业所运用。什么是电子商务？在电子商务企业采购的各环节中，它有什么风险，如何进行管理？本文将在分析问题的基础上，提出解决的建议。 一、电子商务与电子商务物资采购　　 电子商务泛指通过Internet从事的一切经济活动。包括各种商品、服务及金融交易以及生产、交换、消费和投资等各种经济环节的活动，其内容包含电子方式和商贸活动两个方面。现在人们所探讨的电子商务主要是以EDI(电子数据交换)和Internet来完成的。随着Internet技术的日益成熟，电子商务真正的发展将是建立在Internet技术上的，所以有人把电子商务简称为IC (Internet commerce )。但真正意义上实行电子商务的企业应该是具有诸如网上商务(B to B)、客户管理(CRM)、供应商管理(SCM)、企业内部管理(ERP)等管理平台的现代化企业。　　 电子商务物资采购，可以理解为，企业运用基于电子商务的物资采购管理平台，实施物资采购管理活动。也就是说，企业利用Intenet网络进行几乎全部的物资采购管理活动，在网络上将采购所需的信息流、商流、资金流和部分的物流完整地实现。从采购的环节和流程来看，企业可以从寻找供应商开始，一直到洽谈、订货、在线付(收)款、开据发票、电子报关、电子纳税、物流配送、库存盘点、统计核算等过程全部通过网络平台来完成。当然，要实现完全的电子商务化还会涉及到很多部门，除了买家、卖家外，还要有金融机构、政府机构、认证机构、配送中心等机构的加入才行。　　 由于参与电子商务的各方主体是在网络的虚拟空间进行的，他们之间互不谋面，互不接触，与传统的商务活动有巨大的差别。　　 二、电子商务企业采购的优势　　 与传统的物资采购相比，电子商务企业采购具有以下优势。　　 (一)环节少成本低效率高　　 首先，实施电子商务可以更加有效地组织企业内部资源，进行集中采购，减少采购环节；其次，采购人员利用Internet网络平台,面对全球市场,进行供应商选择、产品询价、定货等活动。可以脚不出门，人不出户，没有差旅等费用，可大幅度地降低采购成本。同时，实行电子商务进行采购，采购企业与供应商的信息沟通更加方便、准确、及时。供应商可快速了解采购方的需求，供货及时，采购企业可准时采购，从而缩短采购周期，降低库存，提高物流速度和库存周转率，实现由“为库存而采购”转变为“为订单而采购”。再次，进行电子商务企业采购，可共享信息资源，实现无纸化办公，大大提高了采购效率。　　 (二)信息准确全面，利于管理决策　　 在网络平台环境下的物资采购模式，有全面的数据库作为支持。方便企业管理者了解各信息，如产品的价格、数量、库存情况，定单的执行情况，资金的使用情况以及供应商情况等等，了解采购过程中出现的问题，利于管理者作出决策。　　 (三)程序自动化标准化，透明度高，利于监督　　 电子商务采购是在对业务流程进行优化的基础上进行的，实现采购业务程序的标准化。业务员只能按照设定好的标准化软件流程进行，采购行为和采购环节都是规范化的，从而大大减少采购过程的随意性。在电子商务的采购平台上，整个采购环节都是由计算机根据设定的流程自动完成，并且是公开进行的，从而有效避免采购中的黑洞，使采购更透明、更规范，方便监督。　　 (四)企业之间的竞争变“输赢”为“双赢”　　 现代企业的竞争是供应链与供应链之间的竞争。电子商务采购模式可以使参与采购的供需双方进入供应链，建立起长期的、互利的、信息共享的合作关系，从以往的“输赢关系”变为“双赢关系”。　　 三、电子商务环境下采购环节管理　　 企业物资采购业务主要包括申请计划、订单编制、谈判签约、合同执行和结算货款等环节。在各环节中，影响采购活动的风险因素各有不同。企业要想有效防范采购风险的发生，就要降低成本和提高产品质量，全面提升企业核心竞争力，必须加强采购各个环节的管理。　　 (一)编制采购计划并请购环节的管理　　 该环节包括两项内容：编制需求(采购)计划和提出采购申请。　　 1.编制采购计划。采购计划是企业组织采购的重要依据，也是确保企业生产经营正常运营的基础。如果采购计划不合理，不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等，就可能导致企业运营不畅。主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。第二，根据年度生产经营计划及发展目标的实际需要，结合库存和实际情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。　　 2.请购。请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。采购企业如果不建立采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，就可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归属管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。第二，请购部门应当严格按照预算并根据市场变化提出合理采购申请，办理请购手续。第三，具有审批权的部门或人员在审查采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等，对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。　　 (二)供应商择用环节的管理　　 供应商实力的大小，信誉的好坏，所供产品质量的优劣，关系到采购方的生存与发展的大问题。所以，在供应商的选择与管理上：第一，建立科学的供应商准入制度。本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的供应商提供均等的机会，择优确定供应商，防范舞弊。第二，建立对供应商的评估制度。企业要充分利用ERP信息管理平台，实现对供应商信息数据的共享，掌握供应商资质信誉情况，确定合格的供应商清单，对供应商实行优胜劣汰的动态分级管理。对于优秀供应商，企业可制定相关的优惠政策，与其建立长期的合作伙伴关系，稳定供货主渠道，确保生产平稳运行。　　 (三)采购价格环节的管理　　 采购价格是决定采购成本的最重要因素之一。如果采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。因此，在管理上必须做到：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成及市场价格变动趋势，进行市场供求关系及价格走势商情分析，建立采购价格数据库。　　 (四)谈判签约及履行合同环节的管理　　 采购合同是采购方和供应方之间明确采购权利和义务的协议。在整个合同过程中，可能存在以下风险：合同内容即合同条款不明确、模糊不清，不具体，容易出现争议；合同履约率低；出现欺诈性的合同；代理人的无效代理；没有建立重大合同披露制度及评估制度，容易出现暗箱操作等等。主要管控措施：建立采购合同的内部审查制度。采购合同的审查有三个部分：第一，采购合同条款(内容)的审查。主要是审查合同条款的完整性、严密性和合法性。具体有：当事人的名称或者姓名和住所的审查；标的及其数量、质量的审查；价款或者报酬的审查；履行期限、地点和方式的审查；违约责任与争议解决方式的审查等。第二，采购合同产生过程的审查。主要是审查合同产生的必要性和效益性。其内容有：对采购计划、资金使用和采购价格的审查；对采购方式的审查，即审查采购方式的选择是否得当；对供应商选用和开标过程的审查。第三，采购合同履行情况的审查。主要是对采购“验收和结算”环节的审查，即检查采购标的的数量、质量是否符合采购合同的要求，与采购商的资金结算是否符合合同规定，是否按规定保留了质量保证金等等。　　 (五)验收及付款环节的管理　　 验收环节的主要风险是：验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。主要管控措施：建立采购验收制度和完善验收程序。第一，采购部门与验收部门应当相互分离。第二，严格验收程序。独立的验收部门或指定专人，对所采购物资的品种、规格、数量、质量等内容进行验收，认真与经批准的订单、合同等文件核对后，出具验收报告，计量报告和验收证明，办理相关接收手续。第三，验收过程中发现问题，应及时报告，查明原因，妥善处理。第四，建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货款回收等内容做出明确规定。　　 付款环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。主要管控措施：第一，建立预付账款和定金的授权审批制度。第二，严格审核采购预算、合同、审批程序、验收手续、发票等相关内容，审核无误后，方可办理付款，否则，应当拒绝支付。第三，加强对应付账款、应付票据等往来账款的审计力度，定期与供应商核对金额，发现不符，查明原因，及时处理。　　 综上所述，在市场竞争日趋激烈的今天，企业采购所面临的风险越来越多、越来越大。如何最大限度地减少采购风险、降低采购成本，提高企业的经济效益，是每个企业物资采购所面临且必须攻克的难题。因为采购部门工作业绩的高低，直接影响到企业的利润和市场竞争力,采购部门的有效运作是一个企业成功的基础。因此，必须加强企业物资采购的风险控制和管理，建立现代化的信息网络以准确预测市场行情；建立严格的采购管理制度,提高采购人员道德素质和业务水平；正确选择供应商，并对他们加强管理等等，在实践中摸索出一套适合自己的有效控制企业采购风险的新模式。（来源：法制与经济 编选：中国电子商务研究中心）　　[参考文献] 　　 [1]张伟年.网络营销及其策略组合分析[J].中南财经政法大学学报，2003(04)　　 [2]吴跃东,尹丽丽.战略采购关乎企业赢利能力[J].上海经济,2005(05).

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