档案信息化基础建设的若干问题研究
作者：admin 发表时间：2020-10-03 浏览：33 海淘人物
档案管理系统是档案信息化的基础，系统运行稳定、用户操作简单、处理数据快速是档案数字化的基本要求。为推动档案事业发展，加快档案信息化建设，选择一款适应档案管理工作要求的软件系统迫在眉睫。通过调研、试用多款档案管理系统后，总结出档案管理系统选择时的几个突出问题。 一、未按工作实际提出自身需求 需求分析是软件厂商研发系统前确定客户要求的详细分析，是软件开发的关键过程。任何档案管理系统都应该能够完成归档、查询、编研等档案业务工作，但问题在于档案局(馆)、档案室选择此类系统时容易忽略自身要求。虽然没有考虑工作实际的自身需求不会导致系统错误，但是在使用过程中会产生冗余、重复操作，进而影响档案管理系统的使用和阻碍档案信息化的发展。在实际选择档案管理系统时，可从以下几个方面考虑自身需求： 1、按照使用档案管理系统的机构职能来选择。具有行政职能的档案管理部门，除能够进行本局、馆的档案录入、保管外，还应具有档案交接、业务指导、执法监督等管理要求，那么所挑选的档案管理系统应该是开放、统一、多功能的管理系统平台。目前，网络版档案管理系统是主流的、基于网站的软件系统，主要优点是硬件要求低、操作平台广、系统更新升级简单，满足档案基本工作和管理要求。此外，单机版系统也被广泛使用，虽然没有了网络版的优点，但软件运行速度快、安装在固定主机等特点更适合于各机关、乡镇档案室使用。 2、工作量纳入档案管理系统选择的考虑范围。档案工作人员面临成千上万份档案，建设档案信息化必然进行电子档案录入，会产生巨大的工作量，因此，避免重复工作，分解档案信息录入任务也就成了考察档案管理系统时不可忽视的要求。档案局定制软件系统时要考虑能够接收各档案室所提交的电子档案，从而避免重复录入，更好地集中力量完成自身馆藏建设，履行管理者的职责。网络版软件管理系统利用网络平台，通过分配账号(站点)来控制各档案室的电子档案录入到服务器，达到避免重复录入的目的；单机版软件利用数据导入/导出功能完成各档案室的电子档案交接，也可产生同样的效果。 3、关注待选档案管理系统的电子档案交接方式。电子档案交接完成各类电子档案资源的整合，维护行政区域内的整体性。搭建在大型服务器上的网络版系统仍然存在着能否承受多用户同一时段录入数据的问题，而单机版系统在导入/导出电子档案时也要考虑计算机能否处理大量数据的问题。这些问题对电子档案交接产生不良影响，不加以解决，电子档案录入的在线用户数减小、工作量增大、时间延长，并无法避免重复录入。除计算机硬件和软件优化外，如果所挑选的系统能够兼顾网络版和单机版的交接方式，那么两方面问题就有所缓解。 4、根据用户使用习惯、规范标准分析需求。档案录入、档案查询、档案打印等业务工作就应从内容齐全，输入记忆，操作方便等使用习惯方面考虑；而档案目录、封面、备考表等格式则需要按照工作实际、规范标准来定制。虽然用户使用习惯和规范标准不影响电子档案的性质，但是使用时显得繁琐，甚至带来很多麻烦，比如内容显示不全，档案目录字体、行列出错等。 二、未重视总体布局外的领域拓展 建设信息化存在可预见性，档案事业的发展前景是挑选管理系统的方向，如电子商务、电子签名、电子政务等网上服务的推广、使用，档案的存放位置、温度、湿度、防火防盗等库房情况的及时掌控，这些方面将会与档案管理紧密结合，因此能够兼容和支持领域拓展也应成为采用档案管理系统的重要因素，否则选定的系统容易与时代脱轨而导致重复购买新的档案管理系统。目前，大多数档案管理系统不具备领域拓展的情况是信息化建设中需要重视的问题，解决此类问题必须依靠业务人员提出需求后交由软件厂商研发。 三、数据库建设存在误区 档案数据的安全、完整、可靠必须依靠相应的数据库，它是档案管理系统的内部核心。数据库系统有很多产品，例如，有用于大型分布式应用系统的DB2数据库；有用于大、中小型应用系统Orcale数据库；有用于中小型应用系统的SQL Server数据库等。目前，选购档案管理系统时的问题是不太关注管理系统所基于的数据库，导致档案管理系统在使用时出现处理速度慢、无法支持多用户同时处理等情况，不能满足工作实际需要。档案局接收各档案室的电子档案，处理过程与大、中型应用系统类似，而中小型应用系统适用于各档案室处理电子档案的能力。因此在选购档案管理系统时要根据工作需要向系统提供商提出使用适宜的数据库，走出选取数据库的误区，才能够更好地推动档案信息化建设。 四、选择多样化导致档案管理系统不兼容 虽然档案管理系统选择多样化有其优点，但是也有问题存在，如档案局使用的档案管理系统与各档案室的系统不一致，会导致无法完成电子档案交接；一旦多样化形成，规定要求各档案室与档案局档案管理系统一致，会导致重复购置档案管理系统，甚至产生不必要的矛盾，最终阻碍档案信息化建设。在推进档案信息化建设时，多样化应由各级档案局统筹规划，形成行政区域的分而治之，集中力量选择或者研发适合工作实际的档案管理系统，才能和谐完成档案信息化建设。 当前，档案管理系统层出不穷，档案事业发展强调了档案信息化建设，但并没有指具体的档案管理系统作为档案信息化的基础，因此档案信息化基础建设需要从多方面考虑，也需要多方协调商议，从实际出发制定发展规划，逐步完成档案信息化建设。（来源：湘西新闻网 文/吉首市档案局唐铭 编选：中国电子商务研究中心）
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